واحد دبیرخانه و بایگانی

متصدی دبیرخانه و بایگانی
مریم دادخواه

مدرک تحصیلی: فوق دیپلم حسابداری

شرح وظایف:

1 - حفظ و نگهداري نامه ها، اوراق، اسناد ، مدارك و پرونده هاي عادي مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس
روش تعیین شده.
 2 -  مراقبت از افشاي محتواي نامه ه ا، اسناد و مدارك اداري، خودداري از تحویل پرونده ها، اسناد ، مدارك و مکاتبات اداري به غیر یا
واحدها بدون کسب اجازه از مقام مسؤول یا مافوق.
 3 -  پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور.
4 -  تحویل پرونده هاي مختومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق.
5 -  صورت برداري، طبقه بندي، کد گذاري و بایگانی پرونده ها طبق دستورالعمل هاي مربوط و نیاز واحدهاي ذیربط.
6 -  بازبینی ضمائم نامه هاي وارده و صادره.
7 -  ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه هاي وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در رایانه یا دفاتر مربوطه.
8 -  پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست هاي متقاضیان.
9 -  تفکیک و توزیع نامه ها براي ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیري آنها.
10 - تهیه گزارشات مورد نیاز براي مقام مافوق.
11 -  انجام سایر امور محوله از جانب مقام مافوق.