شرح وظایف:
۱- ابلاغ كليه بخشنامه
ها، دستور العمل ها و آيين نامه ها حسب الامر شهردار محترم جهت اجراي دقيق به
مديران دواير مختلف شهرداري
۲- تلاش
مستمر براي تقويت هرچه بيشتر روحيه تفاهم بين مديران و پرسنل و زمينه سازي بمنظور
برقراري ارتباط بين آنان و ايجاد و برقراري نظم و ترتيب و هماهنگي و انسجام بين
واحدها
۳- شركت
در جلسات شوراي دواير بصورت منظم و تهيه صورتجلسات و ابلاغ مصوبات به مديران
شهرداري و پيگيري جهت تسريع در اجراي آن
۴-انجام هماهنگي لازم بمنظور حضور
شهردار محترم در جلسات و جلسات رسمي، مذهبي، جشن ها، سمينارها، كنفرانس ها و ساير
۵- جمع
آوري اطلاعات لازم و شماره تلفن هاي مديران، مسوولان و روساي ادارات شهر، شهرستان،
استان و دواير شهرداري، ادارات كل و برقراري ارتباط با متناظر استاني
۶- جمع
آوري گزارش عملكرد ماهيانه كليه واحدها شهرداري جهت اندازه گيري تلاش مديران در
تحقق سياست هاي آني و آتي مديريت شهري در راستاي ارائه خدمات مطلوب به شهروندان
۷- مطالعه
و بررسي مطبوعات و نشريات بصورت روزانه و تهيه آرشيو از اخبار مربوط به شهرداري
تیران
۸- انجام
هماهنگي لازم بمنظور بازديد شهردار از طرح ها و پروژه هاي عمراني، پارك ها و وضعيت
معابر شهري، كيفيت سرويس دهي ناوگان حمل و نقل درون شهري به شهروندان و ...
۹- انجام
هماهنگي لازم جهت حضور شهردار در جمع هيات امنا محلات براي بررسي مشكلات و رفع آن
با تعامل و همكاري شهروندان
۱۰- پاسخ
به خطوط تلفن دفتر شهردار و استخراج اطلاعات لازم و ابلاغ به مدير واحد مربوطه جهت
رفع مشكل و پاسخ به درخواست در كوتاه ترين زمان ممكن
۱۱- پاسخگويي
به ارباب رجوع بصورت روزانه و راهنماي آنها طبق مقررات قانوني و تفكيك مراجعين و
هدايت به سمت دفتر معاونين بر اساس اختيارات آنان بمنظور جلوگيري از فوت زمان براي
ارباب رجوع
۱۲- مستند
سازي سوابق حسب الامر شهردار محترم بمنظور استناد قانوني و به هنگام براي حفظ
منافع شهر و شهرداري تیران
۱۳- اطلاع
رساني به متقاضيان امور مختلف مبتلابه وظايف شهرداري جهت توجيه آنان با هدف پيگيري
جري تشريفات قانوني از سوي ارباب رجوع بمنظور تسريع در پاسخگويي و حصول نتيجه
۱۴- تشخيص
مواردي كه نياز به هدايت متقاضي به سمت دستگاه ها، نهادها و ادارات ديگر باشد
۱۵-دريافت نامه هاي وارده و ارائه رسيد به مرجع درخواست و
بلعكس ارسال نامه به ادارت مختلف و اخذ رسيد
۱۶- حفاظت
از اطلاعات طبقه بندي شده بر اساس دستور العمل هاي ابلاغي از سوي حراست و بازرسي و
امانتداري
۱۷- پيگيري
اجراي مصوبات شوراي محترم اسلامي شهر حسب مورد دستور شهردار محترم
۱۸- مطالعه
دقيق كليه نامه هاي وارده و دستورات صادره از سوي شهردار محترم جهت ابلاغ به دواير
مربوطه و زيرمجموعه و پيگيري بمنظور ارائه پاسخ لازم در زمان مقرر به مرجع ارسال
نامه
۱۹- بازخواني
و اصلاح كليه نامه هاي مرسوله از واحد تايپ جهت تصحيح و عودت به واحد تايپ
۲۰- دريافت
نمابر و در صورت اهميت موضوع به رويت شهردار رساندن و اطلاع رساني فوري به واحدهاي
مربوطه جهت پيگيري و پيشگيري لازم. (مثال: پيش بيني وضعيت آب و هوا در فصول پر
بارش)
۲۱- ممهور
كردن كليه نامه ها به مهر اقدام سيستمي
۲۲- ارجاع
نامه بر حسب موضوع به معاونت هاي ذيربط
۲۳- بررسي،
جستجو و تهيه گزارش خلاصه سوابق حسب مورد دستور شهردار محترم
۲۴- برگزاري
جلسات ملاقات مردمي هر هفته بصورت منظم با محوريت جلب رضايت شهروندان
۲۵- يادآوري
تاريخ جلسات و آماده نمودن سوابق و پرونده ها جهت حضور شهردار محترم بر حسب موضوع
و دستور جلسات
۲۶- نظم
و ترتيب دادن به نامه هاي وارده و قراردادن آنها بر اساس محتوا بصورت مجزا در
كارتابل شهردار محترم
۲۷- پاسخگويي
به ارباب رجوع دفتر شهردار با سعه صدر بصورت روزانه و همچنين انجام كليه امور
محوله از سوي شهردار محترم در چهار چوب قوانين شهرداري
۲۸- انتقال
كليه مسائل، مشكلات، نظرات و انتظارات شهروندان به شهردار محترم جهت چاره انديشي و
صدور اوامر مقتضي و در نهايت ارائه خدمات مطلوب و در شان شهروندان